Akten korrekt einlagern – So funktioniert die Aktenlagerung

Alle Unternehmen sind gesetzlich zur Lagerung ihrer Akten verpflichtet. Wie lange die Dokumente aufbewahrt werden müssen, ist im Handelsgesetzbuch unter §238 und §257 nachzulesen sowie unter §147 der Abgabenordnung genau festgelegt. Wer zum Führen von Büchern verpflichtet ist, muss seine Akten im Anschluss auch entsprechend einlagern. Die Fristen für ein entsprechend geführtes Archiv betragen 6 beziehungsweise 10 Jahre, je nach Art des Dokuments.

6 Jahre Aufbewahrungspflicht

Empfangene Handelsbriefe oder Durchschriften und Kopien eigens versendeter Handelsbriefe müssen für 6 Jahre aufbewahrt werden. Eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht gilt auch für Angebote, Kalkulationen, Geschäftspapiere und jede Art von Dokument mit kaufmännischer oder steuerlicher Bedeutung, sofern nicht anders festgelegt.

10 Jahre Aufbewahrungspflicht

Für Handelsbücher besteht eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht. Gleiches gilt für die Jahresabschlussbücher und das Inventar, alle Personalakten und Lagerberichte sowie Einzelabschlüsse gemäß §325 Abs. 2a. HGB. Welche anderen Dokumente einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen, können Sie dem Handelsgesetzbuch entnehmen.

Das Risiko bei Verstoß sowie Ausnahmen von der Regelung

Wer sich versehentlich oder bewusst nicht an die Regelungen für die Aktenlagerung hält, hat mit ernsten Konsequenzen zu rechnen. Findet eine Prüfung oder Untersuchung statt und die notwendigen Unterlagen sind nicht auffindbar, kann das strafrechtliche Folgen haben. Gerade dafür ist die Aktenlagerung so entscheidend. Auf Unternehmen können sonst hohe Geldstrafen oder strafrechtliche Verfahren zukommen.

In einigen Fällen kann eine Verlängerung der Frist zur Aktenlagerung erfolgen. Das ist zum Beispiel immer dann der Fall, wenn eine strafrechtliche Ermittlung oder Außenprüfung gegen das Unternehmen erfolgt. Die Frist beginnt prinzipiell immer mit Ablauf des Kalenderjahres der Anfertigung der jeweiligen Unterlagen. Die einzelne Ausnahme stellen Verträge dar, bei denen die Frist grundsätzlich erst mit Ablauf des Kalenderjahres nach Auslaufen des Vertrages beginnt.

Der ideale Ort für die Aktenlagerung

Aber wo und wie werden die Akten richtig gelagert, damit die Fristen sicher und ohne Probleme eingehalten werden können? Unternehmen haben die freie Auswahl, was den Lagerort ihrer Dokumente betrifft. Die einzige Einschränkung ist die, dass alle Aktenlager innerhalb der Bundesrepublik Deutschland gelegen sein müssen. Außerdem sollten Sie im Falle einer Prüfung in angemessener Zeit auf die Akten Zugriff haben. Für die Mehrheit aller Unternehmen bedeutet das, dass die Aktenlagerung in den eigenen Gebäuden erfolgt.

Die Akten und Dokumente müssen für den kompletten Zeitraum der Lagerung lesbar sein. Auch das ist bei der Auswahl des Ortes zu berücksichtigen. Äußere Einflüsse wie Feuchtigkeit, Temperatur oder Sonneneinstrahlung ebenso wie ein wechselhaftes Klima wirken sich negativ auf die Haltbarkeit der Papiere aus und lassen diese schneller verfallen. Besonders nicht klimatisierte Kellerräume oder Dachgeschosse sind deshalb eher ungeeignet als Aktenlager.

Für Papier aller Art empfiehlt sich eine Lagertemperatur von im Durchschnitt 16°C bei nur geringen Schwankungen. Die relative Luftfeuchtigkeit sollte bei etwa 45% liegen und ebenfalls nur geringen Schwankungen unterliegen. Direktes Sonnenlicht sollte konsequent vermieden werden, sollten die Papiere nicht vorher mit ausreichendem Schutzmaterial versehen worden sein. Ansonsten kann die UV-Strahlung die Partikel von Papier und Druckertinte angreifen und so über einen langen Zeitraum eine Unlesbarkeit bewirken. Sorgen Sie für Ihre Aktenlagerung deshalb für trockene, kühle und lichtgeschützte Räumlichkeiten, idealerweise ohne Fenster.

Akten richtig lagern

Die meisten Unternehmen vertrauen bei der Lagerung Ihrer Akten auf Regale oder typische Aktenschränke. Aktenschränke haben dabei den großen Vorteil, dass sie die Akten vor dem Zugriff oder der Einsicht durch Unbefugte schützen können. Regale für Lager sind eine kostengünstigere Alternative, gerade wenn viele Akten eingelagert werden müssen. Dieses System ist gleichzeitig hervorragend skalierbar und kann je nach Bedarf und vorhandenem Kapazitäten optimal durch weitere Regale erweitert werden. Wichtig ist, dass Sie die Papiere und Akten während der Lagerung vor Nässe, Licht und Verunreinigungen schützen. Am besten funktioniert das mit Archivkartons, die stabil sind und Ihre Akten vor Umwelteinflüssen bewahren.

Archivkartons für die Aktenlagerung

Wichtig für Archivkartons und Archivboxen ist ihr robuster Aufbau. Das gilt sowohl für die Aufbewahrung der Akten im Büro als auch für spezifische Lagerräume. Nur mit stabilen Boxen und Kartons sind die Akten und Dokumente geschützt und können geordnet archiviert werden. Auch ein Transport ist in hochwertigen Kartonagen ohne weiteres möglich, sodass Sie später das Lager bei Bedarf umziehen oder die einzelnen Kartons zu einem anderen Lager oder Lagerplatz transportieren können. Sind die Dokumente erst einmal im Karton verstaut, sind sie im Inneren gesichert für Schmutz und Staub und bleiben sauber. Durch das Öffnen des Kartons kann ein schneller Zugriff auf alle Dokumente erfolgen. Kommen im Inneren auch noch Aktendeckel und Mappen zum Einsatz, in denen alle Akten geschickt organisiert werden, finden Sie in der Praxis noch schneller zum gewünschten Dokument.

Mehr Ordnung im Aktenlager

Wer sich ein geordnetes Lager und Archiv wünscht, der sollte von Anfang an, einiges beachten. Nur so ist sichergestellt, dass Sie im Falle einer Prüfung schnell Zugriff auf die gewünschten Dokumente haben. Idealerweise sortieren Sie Ihre Akten nach Jahrgängen. Für große Unternehmen kann auch eine Unterteilung in die unterschiedlichen Unternehmensbereiche sehr sinnvoll sein. Ihre Akten sollten weiterhin schon bei der Einlagerung mit dem jeweiligen Ende der Aufbewahrungsfrist gekennzeichnet werden, damit Sie diese am Ende nicht unnötig lange im Lager behalten. Beachten Sie aber, dass Sie all jene Akten, die besonderen Aufbewahrungsfristen unterliegen, von Ihren übrigen Dokumenten getrennt lagern, damit diese nicht versehentlich entsorgt werden. Nach Ablauf der Frist für die Aktenlagerung sollten Sie die Akten schnellstmöglich vernichten, damit Ihnen die Ordner, Kartons und Lagerplätze sofort wieder für neue Dokumente zur Verfügung stehen.

In unserem Sortiment finden Sie allerhand Kartons, die sich hervorragend für die Archivierung von Akten eignen und zum Aufbewahren unterschiedlichster Dokumente genutzt werden können. Einzelne Kartons und Boxen sind speziell für das DIN A4 Format angepasst, sodass Dokumente und sogar Hängeregistermappen im Inneren Platz finden.