Kleine Fehler bleiben meist unbemerkt, egal wie groß das Unternehmen ist. Problematisch ist auch nicht der eine kleine Fehler, sondern deren Anhäufung. Schnell addieren sich diese zu einem großen Problem. Betrachten wir einmal das Thema Verpackungen und Versand. Dort können entsprechende Fehler schnell die Verpackungs- und Versandkosten in ungeahnte Höhen treiben. Um Ihnen etwas unter die Arme zu greifen, haben wir in diesem Beitrag vier häufige Fehler für Sie zusammengetragen. Indem Sie unsere Tipps beherzigen, lassen sich Verpackungsfehler vermeiden beziehungsweise nachträglich beheben.

Fehler 1: Sie vergessen, die Adresse der Kunden zu prüfen

Die zunehmende Digitalisierung und Automatisierung von Verpackungsprozessen hat nicht nur Vorteile. Zu den Schattenseiten dieser Entwicklung gehört u.a., dass vielfach die Maschinenarbeit einer geringeren Kontrolle unterliegt. Somit können sich schnell erste Fehler einschleichen. Nehmen wir das Thema Etikettendruck. Schon kleine Fehler, wie falsche Adressdaten beim Erstellen der Versandetiketten haben eine große Wirkung. Ein kleiner Rechtschreibfehler oder das versehentliche Vertauschen der Adressdaten bringen im Nachhinein viel Arbeit mit sich. In jedem Fall kostet Sie der Aufwand Zeit und Geld und im schlimmsten Fall leidet die Beziehung zu Ihren Kunden unter diesen Fehlern.

Es gibt jedoch immer Möglichkeiten, solche Flüchtigkeitsfehler zu beheben. Dafür existieren zum Beispiel Programme, die die Informationen aus Ihren Kundendatenbanken mit real existierenden Adressen abgleichen und gegebenenfalls Fehler aufzeigen können. Noch einfacher und effektiver als eine weitere technische Lösung ist jedoch die Kontrolle durch Ihre Mitarbeiter. Es ist kein großer Aufwand, Versandetiketten vor der Verwendung noch einmal gegenzuchecken. Ein Paar menschlicher Augen entdeckt dabei wahrscheinlich auf den ersten Blick, wozu eine Maschine deutlich länger gebraucht hätte. Auch eine moderne und innovative Software kann gesunden Menschenverstand und die Fähigkeit, Rückschlüsse zu ziehen, nicht ersetzen.

Fehler 2: Es kommt zu Abweichungen beim Wiegen oder Messen

Zeit zu sparen ist im Online- und Versandhandel immer wichtig. Dabei geht es nicht nur um die einfache Prozessoptimierung, sondern auch aktive Kundenbindung. Nur wenn Ihre Kunden die gewünschte Lieferung schnell und ohne Verzögerung erhalten, sind diese am Ende auch wirklich zufrieden. In der Eile kann jedoch schnell der eine oder andere Fehler passieren. Fühlen sich Ihre Mitarbeiter etwas gehetzt, leiden darunter vor allem solche Arbeitsschritte, die eine hohe Konzentration erfordern. Dazu zählen oft das Messen oder Abwiegen von Kundenbestellungen. Was vielleicht etwas nebensächlich klingen mag, kann allerdings schnell in steigenden Kosten für Ihr Geschäft resultieren. Fehlerhafte Maße sind immer ärgerlich. Haben Ihre Mitarbeiter zu großzügig gemessen, zahlen Sie für den Versand und die Verpackung mehr, als es nötig gewesen wäre. Messen Sie hingegen zu knapp, müssen Sie nachträglich zusätzliche Versandkosten zahlen. Es kommt zu großen zeitlichen Verzögerungen bei der Lieferung. All diese Probleme addieren sich schnell und können Sie in große Schwierigkeiten bringen, wenn sie sich zukünftig nicht reduzieren lassen.

Eine erste Methode hier wäre es natürlich, den Druck auf Ihre Mitarbeiter etwas zu reduzieren und mehr Zeit für solche Messungen einzuräumen. Außerdem sollten Sie die Möglichkeit nutzen, sich selbst und Ihr Versandteam entsprechend weiterzubilden. Führen Sie eine Schulung zum Thema Versandmaße und Versandgewicht durch und zeigen Sie den Mitarbeitern, wie Sie Kartonagen und Produkte korrekt messen und wiegen. Indem diese die korrekte Technik lernen und künftig auch anwenden können, entsteht ein großer Vorteil für Ihr Unternehmen. Achten Sie außerdem darauf, die entsprechende Technik bereitzustellen, um Ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Ungenaue Maßbänder und Waagen nützen Ihnen rein gar nichts. Investieren Sie deshalb in eine moderne und funktionale Waage sowie hochwertige und vielseitige Maßbänder. Grundsätzlich gilt: Je einfacher die Bedienung der jeweiligen Messgeräte, desto schneller der Prozess für Ihre Mitarbeiter. Gleichzeitig steigt dadurch auch die Genauigkeit der Abmessungen an und schon bald lässt sich dieses Problem spürbar reduzieren.

Fehler 3: Sie planen nicht für Retouren

Kein Onlinehändler mag Retouren, das ist natürlich klar. Kommt Ihre Ware zurück, war Ihr Kunde nicht zufrieden. Der Artikel war fehlerhaft oder hat die Qualitätsansprüche nicht genügt. Retouren sind in der modernen Welt des Onlinhandel völlig normal. lassen sich aber deutlich reduzieren. Erleichtern Sie sich und Ihrem Team, aber auch dem Kunden des Reklamationsprozess. Unnötige Kosten wie die für die Versanddienstleister aber auch die beanspruchte Zeit für anfallende Reklamationen bei Ihren Mitarbeitern lassen sich reduzieren. Der Kunde hat keine Möglichkeit, einen Artikel bereits im Ladengeschäft anzuschauen und zu testen und es kann immer zu unerwarteten Versandschäden kommen. Indem Sie diese Tatsache ignorieren und sich nicht ausreichend auf Retouren vorbereiten, machen Sie einen schwerwiegenden Fehler. Das Problem wird sich zunächst bei Ihrem Service-Team manifestieren. Hier gehen Beschwerden ein, Ihren Kunden mangelt es an Informationen, die für eine erfolgreiche Rücksendung dringend benötigt werden. Wenn Sie diese Anfragen jetzt nicht smart handhaben, werden Sie Kunden verlieren und Ihre Einnahmen werden langfristig darunter zu leiden haben.

Nur, wenn Sie von vornherein eine durchdachte Strategie für Retouren etablieren, können Sie hier Probleme vermeiden. Die Strategie sollte dabei nicht nur zu Ihren Gunsten ausfallen, sondern sich auch für Ihre Kunden fair gestalten. Ein vereinfachter Retouren-Prozess resultiert in der Praxis nicht in einer steigenden Anzahl von Retouren, sondern vielmehr in einem Anstieg der Kundenbindung. Sie machen sich einen Namen als vertrauenswürdiger Hersteller, zu dem Kunden gern zurückkehren, um weitere Einkäufe zu tätigen. Gute Möglichkeiten, um Ihren Kunden die Rücksendung ungewünschter Produkte zu erleichtern, sind beigelegte Rücksendeetiketten. Diese können direkt auf einen Karton geklebt und der Post übergeben werden. Noch besser ist es, wenn der Versandkarton problemlos für die Rücksendung genutzt werden kann. Eine weitere Verschlusslasche sorgt dafür, dass Ihre Kunden sich den Einsatz von zusätzlichem Klebeband oder Verpackungsmaterialien sparen können.

Fehler 4: Sie lernen nicht aus Verpackungsfehlern

Wer nicht aus seinen Fehlern lernt, der wird diese zwangsläufig wiederholen. Der wichtigste Fehler, den wir bei unseren Kunden im Versandhandel immer wieder feststellen können, ist die Häufung von eigentlich vermeidbaren Fehlern. In vielen Fällen sind sich die Händler bewusst, wo das Problem liegt, scheuen sich allerdings davor, tatsächliche Maßnahmen für die Besserung einzuleiten. Als Konsequenz kommt es immer und immer wieder zu den gleichen Problemen und für ein Unternehmen können schnell große Schäden entstehen. Wir können deshalb nur immer wieder dazu raten, dass Sie aus Ihren Fehlern lernen. Machen Sie Probleme in Ihrem Betrieb nicht zur Gewohnheit. Auch wenn es einfacher sein kann, in dem immer gleichen Muster einfach fortzufahren, werden Sie von einer strategischen Veränderung langfristig profitieren. Häufig gibt es sogar gute Gründe, warum Fehler von Geschäftsführern ignoriert werden. Es erscheint als zu großer Aufwand, eine neue Methodik einzuführen, in neue Technik zu investieren oder zusätzliche Mitarbeiter einzustellen. Hier sollten Sie jedoch die Kosten einmal gegenrechnen. Jeder Fehler in Ihrem Betrieb addiert sich. Kosten summieren sich und die Kundenbindung kann irreversible Schäden nehmen. Auch wenn neue Technik oder der neue Mitarbeiter Sie zunächst Geld kosten, werden sich diese Kosten langfristig bezahlt machen und Ihnen zu besseren Abläufen im Betrieb verhelfen.

Verpackungsfehler und Versandfehler können sehr teuer werden, aber sie zu vermeiden muss Sie keine horrenden Summen kosten. Bleiben Sie Ihren Fehlern immer einige Schritte voraus, indem Sie Ihren Betrieb regelmäßig überprüfen. Dabei können Sie die Stellen finden, an denen Fehler wahrscheinlicher sind und hier für eine Entlastung sorgen. Auch die regelmäßige Rückmeldung von Ihren Mitarbeitern kann Ihnen zu einem gesunden Geschäft verhelfen und Ihnen Kosten sparen.

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